Pertanyaan pada judul blog diatas sering ditanyakan baik pada saat setelah training, sebelum training bahkan tidak jarang ditanyakan pada saat negosiasi / presentasi program 5S.
"Kita sudah tahu arti 5S dan bahkan beberapa bagian sudah menjalankannya, tetapi mengapa kok tidak semua karyawan menjalankannya ?" begitu rata rata komentar dari beberapa perusahaan yang sudah menjalankan program 5S.
Seperti yang sudah sering saya ulas, bahwa program 5S adalah program pembenahan Budaya Kerja dalam hal kerapian lingkungan kerja (House Keeping) untuk meningkatkan produktivitas kerja. Karena hal ini berhubungan dengan perubahan budaya maka pertama kali kita harus lihat budaya karyawan dalam perusahaan tersebut.
Bagaimanakah budaya kerja karyawan ?
Sudah tertibkah dengan aturan yang ada sekarang ?
Bagaimanakah peran dari atasan paling tinggi terhadap kedisiplinan ? jangan jangan mereka juga tidak care dalam hal itu.
Kalau jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas semuanya adalah Negative maka akan beratlah usaha yang dilakukan untuk menjalankan program 5S.
Apalagi ditambah dengan budaya kita sendiri dalam bekerja yang cenderung seenaknya saja, Cuek dengan keadaan sekililing, melanggar aturan yang telah dibuat bersama.
Celakanya lagi, hal inilah yang memang benar-benar terjadi dalam kebanyakan perusahaan yang ada di Indonesia.
Tetapi.... apakah kita akan mundur dengan keadaan seperti itu, tentunya tidak. Harus ada tindakan yang Pas untuk mengatasi masalah itu semua.
Jurus JITU agar semua karyawan terlibat dan mau menjalankan program 5S adalah DIPAKSA dengan ATURAN. Mengapa demikian ? karena disini yang dirubah bukanlah areanya tetapi yang dirubah adalah POLA PIKIR dan MIND SET dari semua karyawan. Untuk merubah hal tersebut diatas cara satu satunya adalah dipaksa, tidak ada cara lain.... meskipun itu hadiah atau reward yang sifatnya hanya sementara.
Mengutip perkataan M. Jufuf Kala, Wakil Presiden kita kala itu tentang kebijaksanaan Gas 3Kg. Rakyat Indonesia harus dipaksa, tidak bisa dianjurkan.. tidak bisa dihimbau... tetapi harus dipaksa dengan jalan yang tepat dan benar.
Demikian juga masalah perubahan Budaya Kerja 5S di perusahaan. Harus Dipaksa.
Dalam penerapan 5S, meskipun sudah dipaksa dengan aturan dan sebagainya tetapi orang yang bertanggung jawab dalam penerapan 5S harus memahami Proses Perubahan tersebut. Perubahan Budaya Kerja 5S memerlukan waktu... tidak bisa Instant...
Proses perubahan tersebut dapat dibagi menjadi 3 tahap, yaitu:
1. Proses Mechanical Stage, proses ini adalah proses pelaksanaan yang sifatnya Mechanical artinya Aturan Harus Jalan, harus kaku... Strict.. Tegas. tidak ada alasan untuk tidak menjalankannya, meskipun tidak tahu untuk apa aturan itu. Demikian juga penanggung jawab proyek tidak boleh mempunyai sifat EXCUSE atau BERKILAH dan menyalahkan orang lain yang tidak mau berubah. Mereka harus tahan banting untuk terus men-train dan men-booster semua karyawan agar mau berubah.
Memang proses ini adalah proses yang sulit dan memerlukan waktu yang lama... Mengapa? Simple jawabannya: Karena pada dasarnya semua orang tidak mau berubah .... semua orang ingin mudahnya saja.
Tetapi yang jelas.... Proses Mechanical ini harus dilewati oleh semua orang untuk keberhasilan program.
2. Proses Understanding Stage. Proses ini adalah proses pengakuan bahwa program 5S yang dijalankan adalah program yang bagus, dapat diterapkan di lingkungan kerjanya, dapat menghasilkan dan membuat senang setiap orang yang menjalankannya.
Tanda bahwa orang tersebut sudah berada dalam posisi ini adalah ... tanpa ada paksaan dan follow up mereka sudah menjalankan Aturan dengan senang hati dan dilaksanakan secara konsisten.
Tanda pada area-nya adalah: Area tersebut di pandangan external view sudah terlihat keteraturan proses kerja, alur proses yang jelas dan mengalir dan ujungya adalah peningkatan produktifitas.
3. Proses Utilization Stage. Seseorang yang telah mempunyai Mind Set dalam Stage ini, sudah bisa dilepas dan ditambakan tugas untuk melakukan Coaching pada orang lain. Dan biasanya orang tersebut tanpa diperintahpun sudah melakukan Coaching ke orang lain termasuk Sub Ordinatenya untuk melakukan program yang tengah dijalankan.
Tanda pada area-nya adalah: Program 5S telah berpindah ke lokasi yang lain tanpa diperintah oleh siapapun. Artinya mereka sudah mengimplementasikan 5S di lain area yang menjadi tanggung jawabnya.
Orang yang telah berada pada posisi Utilization inilah yang menjadi target pelaksanaan 5S.
Orang yang telah berada pada posisi ini, biarpun dipindah ke area lain, akan menjalankan 5S juga.
Akhirnya.... tercapailah Target dari program 5S.... yaitu Perubahan Budaya Kerja 5S di seluruh Area Perusahaan.
Semoga tulisan ini membantu bagi peningkatan produktifitas perusahaan.
Mari ber-KAIZEN....
KAIZEN meskipun kecil.. tetaplah KAIZEN
Salam
Indro Agung Handoko
